Glemt Passord?

Interne ansvarsforhold, rutiner og rettigheter

Interne ansvarsforhold og rutiner

1. Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner

Arkivlederen har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

2. Hvilke spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere

Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:

Rettigheter:

  • adgang til å opprette journalposter og dokumenter
  • adgang til funksjoner for registrering og retting
  • adgang til å registrere merknader
  • adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak
  • rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter hvor vedkommende er saksbehandler

Begrensninger:

  • adgangen til å opprette journalposter er blant tilgangsbegrensede saker begrenset til sakene hvor vedkommende er virksomhetsansvarlig, saksansvarlig, saksbehandler eller medlem av tilgangsgruppe på annen måte.
  • alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter for tilgangsbegrensede saker som man ikke er medlem av, er begrenset til egen administrativ enhet eller enheter som er underlagt denne.

Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:

Rettigheter:

  • adgang til å opprette journalposter og dokumenter
  • adgang til funksjoner for registrering og retting
  • adgang til å registrere merknader
  • adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak (hvor vedkommende er saksansvarlig)
  • rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter hvor vedkommende er saksbehandler.

Begrensninger:

  • adgangen til å opprette journalposter er blant tilgangsbegrensede saker begrenset til sakene hvor vedkommende er saksansvarlig, saksbehandler eller medlem av tilgangsgruppe på annen måte.
  • alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter er begrenset til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter med tilhørende dokumenter hvor vedkommende er saksbehandler.

3. Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post

Mottak:

Frosta kommune har ett sentralt e-post mottak. Her skal all arkivverdig e-post sendes til. Som all annen post er det arkivtjenesten som åpner posten her og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Når saksbehandleren mottar e-post direkte (utenom det sentrale e-postmottaket), plikter saksbehandleren å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Er saksbehandleren i tvil, må arkivtjenesten kontaktes. Dersom e-posten er arkivverdig, importerer saksbehandleren selv e-posten til riktig sak eller ny sak.

Sending:

Saksdokumenter kan sendes på e-post hvis det ikke er spesielle krav om underskrift o.l. som forhindrer dette. Arkivverdig e-post som sendes fra Frosta kommune skal være utformet som et offentlig dokument og inneholde kommunens logo, arkivkode, journalnummer, løpenummer og øvrige kjennetegn for et offentlig dokument. Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes som e-post, med mindre det benyttes kryptering.

4. Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering

Hvert 20 sekund konverterer serveren automatisk saksdokumentene som har fått status J til riktig arkivformat. IT-tjenesten må kontrollere om konverteringen har vært vellykket og straks melde fra til arkivtjenesten hvis dette ikke er tilfellet.

5. Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter

Arkivtjenesten har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter. Etter at dagens post er sortert, skannes de arkivverdige dokumentene inn omgående. Her følges rutinene for bunkeskanning/enkeltskanning i brukerveiledningen til Ephorte. Når skanningen er ferdig, registrerer arkivtjenesten den innkomne posten i arkivsystemet. Dernest kontrolleres følgende:

  • at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
  • at alle sider er kommet med på hvert dokument
  • at skanningen kvalitetsmessig er god nok
  • at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger

OCR-versjoner kan aldri utgjøre arkiveksemplaret av et skannet dokument.

6. Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen

Registreringen:

Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte. Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres 4 dager etter at et brev er ferdigstilt for utsendelse eller et internt dokument er fedigstilt. Kvalitetssikringen går bl.a. ut på at følgende kontrolleres:

  • at journalposten er knyttet til riktig sak
  • at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, mottaker/avsender er skjermet ved behov og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
  • ved opprettelse av ny sak må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres

Arkiveringen:

IT-tjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringen inntil avlevering skjer til depot. Dette innebærer følgende rutiner:

  • beskrevet backup-rutinener skal følges
  • sikkerhetskopiene lagres på enheter som er fysisk adskilt (annet lokale) fra enheten der Ephorte-basen er lagret. Lokalene som benyttes til oppbevaring av server og sikerhetskopier skal være godkjent for dette formålet.
  • kun godkjente arkivformater skal benyttes
  • kun godkjente lagringsmedium skal benyttes

Dersom det oppstår problemer, må arkivtjenesten straks kontaktes.

7. Dersom digital signatur anvendes: regler og rutineopplegg for bruken

Digital signatur skal foreløpig ikke benyttes i Frosta kommune. Før dette blir tatt i bruk vil det bli utarbeidet regler og rutiner for bruken av dette.

8. Rutiner som definerer opplegg og ansvar for:

  • Fordeling av dokumenter

Ved registreringen av innkommende dokumenter skal arkivtjenesten (hvis mulig) fordele direkte til saksbehandler i Ephorte.

I tilfeller der arkivtjenesten ikke kjenner til hvem som er saksbehandler registreres dokumentene "ufordelt" til behandlende virksomhet. Lederen fordeler så videre til saksbehandler i Ephorte. Hvis lederen ikke er tilgjengelig for denne oppgaven, skal nestleder på virksomheten eller den som lederen bemyndiger, utføre denne saksfordelingen.

  • Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

Uriktige journal- og arkivopplysninger skal rettes opp snarest mulig av arkivtjenesten. Oppdager saksbehandler feil , skal de straks melde fra til arkivtjenesten. Arkivtjenesten kan rette feil i alle saker, men må kontakte saksansvarlig ved eventuell tvil.

  • Avskrivning av ferdigstilte dokumenter

Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Arkivtjenesten kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister.

  • Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet

Frosta kommune praktiserer meroffentlighet. Offentlighetsvurderingen av inngående brev foretas i utgangspunktet av arkivtjenesten. Hvis tvil, setter arkivet på XX-kode og saksbehandler event. i samråd med leder avgjør deretter om saksdokumentet skal unntas fra offentlig innsyn. Riktig tilgangskode påføres. For slike dokumenter tas det avgjørelse om innsyn i det enkelte tilfelle når det foreligger en begjæring.

Når rådmannen, virksomhetsledere, saksansvarlig eller den som har fått fullmakt til det, har avgjort at et saksdokument skal unntas fra offentlig innsyn, må dette registreres i Ephorte med henvisning til korrekt lovhjemmel. Det må også gis korrekt tilgangskode i systemet.

  • Sikkerhetsrutine publikumsmodul

Sikkerhetsrutine for behandling av publikumsmodulen ved eventuelle feil/utlegging av dokumenter unntatt offentlighet:

Ved feil ihht utlegging av dokumenter varsles først arkivtjenesten som undersøker saken og ved behov kontakter IKT som igjen stopper all tilgang til teksdokumentene som er lagt ut på internett. Eventuelle feil rettes så opp av arkivet før IKT igjen kan aktivisere publikumsmodulen.

Arkivtjenesten har ansvar for straks å informere rådmann, IKT om sikkerhetsbruddet.

9. Oppbevaring av sikkerhetskopier av inngående dokumenter

Sikkerhetskopi av alle inngående dokumenter oppbevares kronologisk etter journalføringsdato hos arkivet. Ingen makulering er tillatt før første godkjente prøveavlevering av ePhorte er gjennomført. Etter at godkjent prøveavlevering er gjennomført skal/kan alle innskannede og journalførte fysiske dokumenter sendes virksomhet/saksbehandler eller straks makuleres.

Arkivet tar etter dagens skanning ut fullstendig journal for inneværende og foregående dag som oppbevares i perm hos arkivet. Permene oppbevares inntil godkjent avlevering av perioden er foretatt.

10. Nødprosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.

Dersom systemet er ute av drift, gjelder følgende prosedyre:

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid, utsettes registreringen til systemet virker igjen. All makulering av saksdokumenter utsettes også, og dokumentene plasseres i spesialrom for arkiv, sortert kronologisk. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 1 dag), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres fortsatt kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen.