|
Her kan saksbehandlere og andre finne opplysninger om tidligere arkivorganisering i Hå kommune og derav lettere finne fram til hvor dokumentasjon har vært oppbevart. Eldre og avsluttede arkivmaterialet er oppbevart av IKA Rogaland, og dekker perioden 1837 – 1965. Det er organisert etter kommune (se Kataloger). Oversikt med arkivsaker fra disse arkivkatalogdataene finnes i "søktbar database". Oversikter over dette materialet vil bli publisert her på sikt. Fra 1965 til 1991 er alt dokumentasjon plassert i bortsettingsarkiv ordnet etter gjeldende K-koder, perioder og etater. I tillegg har kommunen en samling av private arkiver. Bortsettingsarkiv er plassert i rådhuset og en kan ha tilgang til dokumentasjoen via sentralarkivet og arkivleder. 1991-1996: Det er siste periode hvor saksarkivet var desentralisert. Arkivnøkkel er K-koder utgave fra 1986. Dokumentasjon er plassert delvis i bortsettingsarkiv og sentralarkivet. 1997-2000: Saksarkivet ble sentralisert og kommunen tok i bruk elektronisk registrering av arkivverdig dokumentasjon ved bruk av Winsak (informasjon er tilgjengelig via Historisk database). Arkivplan for Hå kommune 2000-2004 ble godkjent i kommunestyret. Arkivet ble ordnet etter K-koder 1996. Denne delen ar arkivet er tilgjengelig i sentralarkivet og i etat for helse og sosial via arkivansvarlig der. 2000-2006: Arkivet forsatt ordnet etter K-koder 1996 og med en overlappingsperiode (2000).Kommunen tok i bruk K-2000 program og i database K-2000 kan vi finne en komplett oversikt av alle arkivverdig dokumenter mottatt og produsert sentral på etatene (ikke ytre virksomheter dvs. skoler, barnehager, sykehus, osv.). Egne produserte dokumenter inkluderer alle politiske saker.Denne delen ar arkivet er tilgjengelig i sentralarkivet og i etat for helse og sosial via arkivansvarlig der. Etter kommunevalg i 2003, ble det vedtatt en omorganisering av etatene og av utvalgene. Resultatet var (se bilde): - teknisk etat og etat for landbruk og næring dannet etat for tekniske saker og næring - skuleetaten og kulturetaten dannet etat for skule og kultur - utvalg for skole pluss utvalg for kultur og utval for helse og sosial dannet levekår. Både saksarkivet og alle seriearkiv som er registrert her ble periodisert 30.12.2006 (skarp periodeskille) siden kommunen skulle ta i bruk fullelektronisk arkiv, og den nye utgaven av arkivnøkkel fra 2003.
|